Aanbestedingspaspoort

Controle bewijsstukken vooraf

Vóór afgifte van het paspoort worden de aangeleverde documenten door de aanbestedende dienst gecontroleerd. Als blijkt dat de ondernemer aan de gestelde eisen voldoet wordt het paspoort afgegeven. Bij deelneming aan een aanbesteding hoeft de ondernemer slechts naar het paspoort te verwijzen, de gegevens daarin zijn bij de aanbestedende dienst immers bekend. Dit leidt tot een minder grote papierwinkel, levert tijdwinst op en leidt aldus tot lastenverlichting.

Geldigheid

In het aanbestedingspaspoort wordt aangegeven hoe lang het paspoort geldig is.

Aanbestedingspaspoort verplicht?

De aanbestedende dienst stelt het gebruik van het aanbestedingspaspoort door ondernemers niet verplicht. Een ondernemer kan ook inschrijven op de aanbesteding en de vereiste documenten bij de voorlopige gunning of bij selectie als gegadigde overleggen.

Invoering aanbestedingspaspoort

Aanbestedende diensten kunnen beslissen een aanbestedingspaspoort in te voeren voor eigen gebruik. De vormgeving en inhoud is vrij bepaalbaar door de aanbestedende dienst. Het paspoort van de Gemeente Den Haag kan als voorbeeld worden gebruikt.

Als meer aanbestedende diensten een aanbestedingspaspoort gebruiken moeten ondernemers over een paspoort van elk van die aanbestedende diensten beschikken, tenzij meerdere aanbestedende diensten een gezamenlijk paspoort invoeren. Een verdere reductie van administratieve lasten kan worden bereikt als aanbestedende diensten elkaars paspoorten gaan accepteren, dit stelt hoge eisen aan de betrouwbaarheid van het paspoort.

Aanbestedingspaspoort en Eigen Verklaring

In de Aanbestedingswet 2012 is opgenomen dat als een aanbestedende dienst uitsluitingsgronden of geschiktheidseisen stelt er gebruik moet worden gemaakt van de 'Eigen Verklaring'. Hierdoor hoeven alleen de winnende inschrijver of geselecteerde gegadigden de bewijsstukken te overleggen.

Het verschil tussen de 'Eigen Verklaring' en het Aanbestedingspaspoort is dat de bij de 'Eigen Verklaring' de controle van de bewijsstukken achteraf plaatsvindt en bij het aanbestedingspaspoort vooraf.

Nu het gebruik van de 'Eigen Verklaring' verplicht is geworden kan het aanbestedingspaspoort worden gebruikt in het kader van verificatie van de Eigen Verklaring om geen originele bewijsstukken te hoeven tonen bij die aanbestedende diensten die het paspoort erkennen.

Europees aanbestedingspaspoort

In het het voorstel voor de nieuwe Europese aanbestedingsrichtlijn was een bepaling opgenomen om een Europees aanbestedingspaspoort in te voeren. Het voorstel voor een Europees paspoort is inmiddels vervallen en vervangen door het "European Single Procurement document". Dit is een soort Eigen Verklaring. Deze is meerdere keren te gebruiken mits hetgeen er in wordt verklaard overeenstemt met hetgeen wordt gevraagd.

Wie werken er al met een aanbestedingspaspoort?

Op dit moment biedt alleen de gemeente Den Haag een aanbestedingspaspoort aan. De gemeente Den Haag gebruikt het aanbestedingspaspoort veel in de sector werken. Dit paspoort is alleen bij aanbestedingen van de gemeente Den Haag te gebruiken.

Van de gemeente Den Haag mogen op het moment van aanvraag de verplicht toe te voegen bijlagen niet ouder zijn dan drie maanden en dienen de optioneel toe te voegen documenten nog ten minste zes maanden geldig te zijn. De gemeente beoordeelt vervolgens de aanvraag en geeft het paspoort af. Het paspoort is 1 jaar geldig. 

Een ondernemer die een paspoort wenst moet een Aanvraagformulier Aanbestedingspaspoort invullen op de site van gemeente Den Haag.

Gemeente Den Haag: Aanbestedingspaspoort aanvragen